1、第一章 總則一、 為了加強辦公室管理,明確公司內部管理職責,使內務管理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化,結合實際情況,特制訂本制度。
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2、二、 本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。
3、三、 切合公司實際,根據不同的制度內容編寫相應的規(guī)范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務有效開展。
4、四、 辦公室人員應明確各項工作職責,簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
5、第二章 職責范圍一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導,在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
6、二、 負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
7、三、 負責公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作,保證各項事務有序開展。
8、四、 協(xié)調各部門之間的行政關系,為各部門工作開展提供相應的服務。
9、 五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
10、六、 收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達各種指令,及時做出整理,當好領導參謀。
11、 七、 協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他工作。
12、第三章 辦公室事務管理一、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設有特定版頭的文書。
13、本制度中,文件特指公司內外部發(fā)文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。
14、檔案是文書基礎上形成的,檔案是文書的延續(xù)。
15、現把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。
16、(一) 文件管理制度第一條 管理要點 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
17、2、 文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
18、3、 根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
19、第二條 制度規(guī)范 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
20、 2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
21、3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發(fā)。
22、4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。
23、5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
24、6、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。
25、半年一小清,年終一大清。
26、7、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。
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