一些暢銷書總是這樣引導(dǎo)，企業(yè)應(yīng)該給員工更自由的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)員工的自我管理，抓考勤意味著公司開(kāi)始走下坡路了……

(資料圖片)

這些言論逐漸讓公司管理的兩難：考勤嚴(yán)苛，員工抱怨；考勤放松，人效降低。直到國(guó)內(nèi)大廠悄然卷起“考勤”之后，大家似乎再度意識(shí)到：開(kāi)放式或自驅(qū)式管理要適應(yīng)于公司的性質(zhì)、文化或發(fā)展階段。

正如我們?cè)L談過(guò)的一家規(guī)模型企業(yè)，考勤被視為員工管理的最小顆粒度。

他們表示：“因?yàn)榭记谑菃T工、HR、管理者每天都要接觸的，它與發(fā)薪準(zhǔn)確性、人員調(diào)遣、人效分析、員工激勵(lì)等都密切相關(guān)?！?/p>

暫且拋開(kāi)這家公司的情況，我們透過(guò)考勤這種管理形式，一起來(lái)看看企業(yè)，尤其是“大廠”考勤管理背后的本質(zhì)問(wèn)題——時(shí)間管理。

“嚴(yán)”抓考勤的三重境界

在談時(shí)間管理之前，我們先梳理管理視角中看待這個(gè)問(wèn)題的不同維度。

實(shí)際上，勞動(dòng)者投入到工作中的時(shí)間是看不透的、摸不著的。為了提升效能，我們必須將時(shí)間度量出來(lái)，成為可以被看見(jiàn)的數(shù)字，并且將數(shù)字指標(biāo)與其他因素關(guān)聯(lián)和結(jié)合起來(lái)。

基于對(duì)時(shí)間數(shù)字的不同視角，又形成了不同的應(yīng)用價(jià)值。

一般來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)力時(shí)間在企業(yè)中存在三種不同視角。

1. 人力資源視角

HR視角中關(guān)注的時(shí)間是從合規(guī)性出發(fā)。一部勞動(dòng)合同法，多數(shù)內(nèi)容都是關(guān)于勞動(dòng)力時(shí)間的法律。我們購(gòu)買勞動(dòng)力服務(wù)，實(shí)質(zhì)上也是購(gòu)買勞動(dòng)力的時(shí)間。

從合規(guī)性出發(fā)，有沒(méi)有準(zhǔn)確記錄員工的時(shí)間，基于時(shí)間的算薪是否準(zhǔn)確，有沒(méi)有違背相關(guān)法律法規(guī)是HR首要考量的。

其次是一些初步的成本考量：既然員工服務(wù)的本質(zhì)是投入時(shí)間，那這一塊有沒(méi)有浪費(fèi)，員工有沒(méi)有遲到缺勤，缺勤是否請(qǐng)假等。

我們將人力資源視角中的時(shí)間管理稱為時(shí)間管理的第一原則：時(shí)間只有被記錄下來(lái)，才是有效時(shí)間；未被記錄的時(shí)間都有可能是無(wú)效時(shí)間。

2. 財(cái)務(wù)視角

財(cái)務(wù)視角中關(guān)注時(shí)間更多是從經(jīng)濟(jì)性出發(fā)?？紤]到所有的時(shí)間投入其實(shí)都是成本支出，那么投入的時(shí)間是否劃算，能否被計(jì)算成本，時(shí)間背后的成本能否被分?jǐn)偸秦?cái)務(wù)部門關(guān)注的首要內(nèi)容。

我們將財(cái)務(wù)視角中的時(shí)間管理稱為時(shí)間管理的第二原則：有效記錄的時(shí)間只有與成本關(guān)聯(lián)，才是有效投入，未被關(guān)聯(lián)的時(shí)間都有可能是無(wú)效投入。

3. 業(yè)務(wù)視角

業(yè)務(wù)部門作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的直接單位，更多關(guān)注時(shí)間的價(jià)值性，即有效時(shí)間的投入對(duì)于業(yè)務(wù)的價(jià)值是不是符合戰(zhàn)略的，是不是有效的，能不能根據(jù)業(yè)務(wù)需求敏捷調(diào)整，如何平衡員工的投入和產(chǎn)出等。

我們將業(yè)務(wù)視角中的時(shí)間管理稱為時(shí)間管理的第三原則：有效記錄的時(shí)間只有是基于業(yè)務(wù)的需求才是有效投入；不是業(yè)務(wù)需要的時(shí)間都有可能是無(wú)效投入。

基于不同的時(shí)間管理視角，我們將基于時(shí)間的人效提升分為三個(gè)階梯：時(shí)間精確、時(shí)間精細(xì)和時(shí)間精準(zhǔn)。

當(dāng)時(shí)間足夠精細(xì)、精準(zhǔn)且顯性化后，它的價(jià)值也將被無(wú)限放大。

圖/?《人效九宮格白皮書》

人力資源視角下的時(shí)間精確???：精確記錄和計(jì)算

時(shí)間精確，屬于勞動(dòng)力時(shí)間管理的第一個(gè)階梯，其含義是人力資源角度對(duì)于時(shí)間的準(zhǔn)確記錄和計(jì)算。

但是時(shí)間一旦進(jìn)入管理視角，對(duì)于時(shí)間的精確記錄，又包含了更深層次的意義。

1. 準(zhǔn)確性

我們對(duì)于員工出勤等時(shí)間的記錄首先是為了根據(jù)法律的要求給員工發(fā)放相應(yīng)報(bào)酬，因此準(zhǔn)確度是合規(guī)管理的最低要求。

考慮到員工屬性差異，工作地差異，甚至跨國(guó)跨時(shí)區(qū)等復(fù)雜性，要想做到準(zhǔn)確記錄并不是一件容易的事。不過(guò)隨著數(shù)字化工具的推進(jìn)，即使通過(guò)不同的工具去記錄時(shí)間，也能夠高效集中采錄數(shù)據(jù)，且準(zhǔn)確度非常高。

2. 透明度

時(shí)間被準(zhǔn)確記錄既是企業(yè)的需求，也是員工個(gè)人的需求。相關(guān)的信息和記錄必須對(duì)員工透明，只有這樣才能保障員工的權(quán)益。

3. 實(shí)時(shí)性

實(shí)時(shí)性是對(duì)數(shù)據(jù)采集的時(shí)效性要求。關(guān)于時(shí)間數(shù)據(jù)不但要保證記錄準(zhǔn)確，而且還要能夠及時(shí)被呈現(xiàn)。

及時(shí)呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)更多的價(jià)值體現(xiàn)在管理層面，被實(shí)時(shí)抓取的考勤和時(shí)間數(shù)據(jù)經(jīng)實(shí)時(shí)運(yùn)算并同步給管理者后，管理者可以依賴這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理決策。小到人員的溝通，大到生產(chǎn)制造排程的調(diào)整等，都可以依賴實(shí)時(shí)運(yùn)算的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)節(jié)。

4. 自動(dòng)化

當(dāng)然要做到以上的準(zhǔn)確、透明和實(shí)時(shí)，系統(tǒng)必須是自動(dòng)化的，即不依賴人為操作和控制。人為操作犯錯(cuò)的概率較高，而且不經(jīng)濟(jì)。通過(guò)自動(dòng)發(fā)生的動(dòng)作設(shè)計(jì)，則可減少大量的人力操作的時(shí)間和工作量，節(jié)省職能人員成本。

總之，從合規(guī)性和減少浪費(fèi)的角度出發(fā)，人力資源的管理者們將時(shí)間視為一種調(diào)節(jié)變量，通過(guò)準(zhǔn)確、透明、實(shí)時(shí)和自動(dòng)化的采集和計(jì)算，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)和員工的雙重責(zé)任。

財(cái)務(wù)視角下的時(shí)間精細(xì)：工時(shí)與業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)

沿著時(shí)間管理階梯，當(dāng)勞動(dòng)力時(shí)間進(jìn)入財(cái)務(wù)視角后，時(shí)間管理的價(jià)值從合規(guī)性進(jìn)入到經(jīng)濟(jì)性。財(cái)務(wù)部門的天然職責(zé)就是確保收益，他們習(xí)慣用各種各樣的投資收益指標(biāo)來(lái)衡量一件事情的價(jià)值。

從這個(gè)意義上來(lái)看，人效本質(zhì)上就是一個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)，所以我們前文在談人效指標(biāo)時(shí)，提到最有意義的人效指標(biāo)也是效益類指標(biāo)。

所以我們的一個(gè)核心觀點(diǎn)是，對(duì)于人效分析， 應(yīng)該轉(zhuǎn)化為時(shí)效分析才更有價(jià)值。

實(shí)際上，只有當(dāng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入下行周期時(shí)，企業(yè)才會(huì)更加關(guān)注人效。人效的分析單位是個(gè)人，如要進(jìn)一步分析，個(gè)人的兩種屬性——時(shí)間和成本則是人效分析的關(guān)鍵。

時(shí)間是勞動(dòng)者的投入，成本則是支付給勞動(dòng)者的報(bào)酬，人效就是讓報(bào)酬換時(shí)間的過(guò)程更加有效率和效益。

所以只有轉(zhuǎn)化為元效分析和時(shí)效分析，人效分析才更深入?？紤]到元效已經(jīng)是結(jié)果，時(shí)效才是動(dòng)因且更為隱蔽，所以對(duì)于時(shí)間效能的分析則更為關(guān)鍵。

人力資源視角下的時(shí)間管理是關(guān)于時(shí)間效能的粗放分析，即從一般意義如何減少時(shí)間浪費(fèi)，但如何確保時(shí)間的投資在財(cái)務(wù)角度是有價(jià)值的，即如何從業(yè)財(cái)角度干預(yù)時(shí)間效能，則必須至少經(jīng)歷兩個(gè)階段。

1. 時(shí)間能被精細(xì)管理

這里的精細(xì)管理包含兩層意思，一是指時(shí)間能與成本單位關(guān)聯(lián)，二是能夠有通用的管理指標(biāo)。

對(duì)于一般公司，將時(shí)間歸屬于人，進(jìn)而歸屬到部門，就已經(jīng)足夠。但對(duì)于管理更精細(xì)、成本管控力度更高的企業(yè)，往往需要對(duì)時(shí)間進(jìn)行更精細(xì)化的拆分。

一是根據(jù)工序?qū)r(shí)間拆斷，其次是根據(jù)投入的不同的部門、貨品、場(chǎng)地等將時(shí)間歸屬到不同的成本單位。例如，我們可通過(guò)精益工時(shí)實(shí)現(xiàn)顆粒度更細(xì)的工時(shí)劃分；通過(guò)勞動(dòng)力賬戶，將更精細(xì)的工時(shí)結(jié)構(gòu)與財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)有效的工時(shí)核算，真正實(shí)現(xiàn)時(shí)間的財(cái)務(wù)化管理。

一旦時(shí)間進(jìn)行這樣的拆分和對(duì)應(yīng)后，也方便企業(yè)建立更精細(xì)化的時(shí)間效能管理指標(biāo)。

通常的生產(chǎn)制造和零售服務(wù)企業(yè)都會(huì)建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時(shí)間，諸如 UPH、SPH等指標(biāo)。一旦形成標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，就方便企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)約束和管控。

2. 時(shí)間能夠被看見(jiàn)

時(shí)間效能的管理不僅僅在于事后計(jì)算，更重要的是通過(guò)指標(biāo)影響過(guò)程。所以指標(biāo)不在于被計(jì)算出，而在于能驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)結(jié)果達(dá)成，這就是 “被看見(jiàn)”的力量。精細(xì)化的時(shí)間指標(biāo)ROI也要被勞動(dòng)者看見(jiàn)，從而能夠進(jìn)一步激發(fā)勞動(dòng)者的能動(dòng)性。

所以，需要給予管理者全面的實(shí)時(shí)看板，通過(guò)時(shí)間效能的過(guò)程管理，驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)結(jié)果達(dá)成。只有這樣，全面工時(shí)管理才能實(shí)現(xiàn)時(shí)間與業(yè)財(cái)結(jié)果的聯(lián)動(dòng)關(guān)系。

業(yè)務(wù)視角下的時(shí)間精準(zhǔn)??：基于業(yè)務(wù)需求的時(shí)間預(yù)算

時(shí)間精確是人力資源管理部門的需求，時(shí)間精細(xì)是財(cái)務(wù)部門的需求，這兩個(gè)需求本質(zhì)上都是時(shí)間發(fā)生之后的需求：一個(gè)保證時(shí)間發(fā)生后的合規(guī)和不浪費(fèi)，另一個(gè)是評(píng)估時(shí)間成本的經(jīng)濟(jì)性。

所以，我們將這兩種關(guān)于時(shí)間的管理稱為后發(fā)動(dòng)作，即在時(shí)間發(fā)生之后的記錄、管理、計(jì)算和評(píng)價(jià)。

但業(yè)務(wù)部門優(yōu)先關(guān)心的事情是有沒(méi)有足夠的時(shí)間投入到生產(chǎn)，即根據(jù)業(yè)務(wù)需求的生產(chǎn)任務(wù)能不能被完成。如果業(yè)務(wù)都完成不了，再合規(guī)和經(jīng)濟(jì)都是無(wú)意義的。

所以真正的時(shí)間管理應(yīng)該是前置的，即根據(jù)業(yè)務(wù)需求來(lái)確保工時(shí)的精準(zhǔn)投入。

注意，這里的精準(zhǔn)至少包含三層意思：

1）對(duì)于業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，是基于業(yè)務(wù)需求確定的工時(shí)；

2）對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，這樣的工時(shí)投入不違背自己的動(dòng)機(jī)和需要；

3）對(duì)于職能部門，即HR和財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，時(shí)間投入是合規(guī)有效且經(jīng)濟(jì)的。

因此我們引入了時(shí)間預(yù)算的概念，而且是符合以業(yè)務(wù)為主體的多元需求的時(shí)間預(yù)算。

1. 時(shí)間預(yù)算首先應(yīng)該來(lái)源于業(yè)務(wù)場(chǎng)景

這里的業(yè)務(wù)場(chǎng)景包含了業(yè)務(wù)產(chǎn)量和產(chǎn)值需求，也包含生產(chǎn)過(guò)程中的影響和約束因素。

任何生產(chǎn)不僅需要滿足生產(chǎn)量，還需考慮生產(chǎn)過(guò)程的人機(jī)料法環(huán)，即全面質(zhì)量管理過(guò)程中的人員、機(jī)器、原料、方法、環(huán)境等因素。這些因素都可能影響生產(chǎn)過(guò)程。

2. 其次，時(shí)間預(yù)算還需考慮員工可用性

所謂的員工可用性，是指員工的時(shí)間是否能夠被納入到生產(chǎn)和服務(wù)過(guò)程中來(lái)。

員工可用性受制于員工個(gè)人的生理、心理、家庭環(huán)境等多種因素，所以實(shí)際上員工并不能夠保證每天按時(shí)出勤；而且，一些福利標(biāo)準(zhǔn)較高的企業(yè)給予員工更多假勤，這增大了員工的變動(dòng)性。

3. 時(shí)間預(yù)算還受到公共規(guī)則約束

這里談到的公共規(guī)則，就是在時(shí)間預(yù)算時(shí)應(yīng)考慮的約束規(guī)則。

上文談到的合規(guī)性、減少浪費(fèi)、經(jīng)濟(jì)性等都是大的約束規(guī)則，實(shí)際上影響員工時(shí)間安排的還有各地區(qū)豐富的出勤、假勤規(guī)則、權(quán)利規(guī)則等。

所以，基于國(guó)家、企業(yè)的公共規(guī)則，時(shí)間預(yù)算要做到精準(zhǔn)必然是一個(gè)復(fù)雜的計(jì)算過(guò)程。

圖源/?Unsplash

以上三個(gè)需求，實(shí)際上對(duì)應(yīng)的就是企業(yè)需要多少時(shí)間、員工有多少時(shí)間、確保時(shí)間合理利用三個(gè)要點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以對(duì)時(shí)間進(jìn)行預(yù)測(cè)。

粗放型的規(guī)劃和安排符合一般原理即可，排到人即可。但更精細(xì)化的排班，則需要考慮到更精細(xì)的規(guī)則，這就需要引入智能排班等數(shù)字化工具。

結(jié)合人工智能算法和預(yù)測(cè)模型，先進(jìn)的智能排班工具能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)未來(lái)人力和工時(shí)需求，且保證排班結(jié)果相對(duì)靈活，這樣既能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，也滿足員工的時(shí)間彈性，還服從組織的公共規(guī)則。

當(dāng)然，這種匹配需求的難度也是非常大，對(duì)數(shù)字化工具的運(yùn)用也很復(fù)雜，企業(yè)投入的成本也相對(duì)較高。

關(guān)鍵詞：