互聯(lián)網(wǎng)時代,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的優(yōu)勢,無疑可以在很大程度上降低甚至彌補過去通過紙媒進行財務(wù)管理時的不足,先進的財務(wù)管理模式將更加高效的處理各類財務(wù)性事務(wù),以達到優(yōu)化財務(wù)管理和提升企業(yè)效益的目的。不僅如此,企業(yè)通過信息技術(shù)可以構(gòu)建起較為完善的財務(wù)處理平臺,高效快捷的信息化財務(wù)管理模式能在不斷運行中完成自身平臺的迭代更新,實現(xiàn)財務(wù)工作的良性循環(huán)管理。以汽車公司為例,構(gòu)建出一套較為科學(xué)完善的信息化財務(wù)管理系統(tǒng),能夠更加高效的監(jiān)控企業(yè)的財務(wù)處理流程,讓人、財、物都處于有效監(jiān)督之下,資金運動也得以更加健康和高效。
那么,哪一款財務(wù)信息化軟件更值得推薦呢?勤哲Excel服務(wù)器其實是一個不錯的選擇。
一、 軟件主要特色
1. 基于勤哲平臺,三個月時間,個性化定制開發(fā)上線運行,高效、快捷、實用。
2. 集團架構(gòu),客戶端、網(wǎng)頁端、移動手機端三端通用。
3. 量身定做,非常適合奧迪品牌4S店單店和集團使用。其他品牌稍作修改(主要是返利和政策)亦可使用。
4. 業(yè)財一體,按單自動生成財務(wù)分錄,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)同步產(chǎn)生,實時在線,絕對一致。
5. 按店、按項目、按任意時間段的財務(wù)口徑收入、成本和毛利表;按店、按車架號、按任意時間段的財務(wù)口徑收入、成本和毛利表;車架號截止當(dāng)前時間的財務(wù)口徑收入、成本和毛利明細表。
6. 廠家返利全流程全過程管理。實時預(yù)估返利和月末預(yù)估返利二條架構(gòu)并行,隨業(yè)務(wù)發(fā)生可以實時查看每臺車輛的返利情況,月末對當(dāng)月銷售開票車輛的預(yù)估返利進行集中修正,返利到賬數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng),自動按車架號核銷返利到賬差異。按車架號查看實時預(yù)估返利、月末預(yù)估返利、返利到賬和返利差異核銷匯總及明細數(shù)據(jù)。
7. 銷售政策可以按車型、按店、按天實施管控,低于裸車銷售最低價時審批流程自動走到總經(jīng)理審批。
8. 按集團、按店、按車型、按車架號、按銷售小組、按銷售員查看銷售績效毛利和財務(wù)口徑毛利,自動根據(jù)銷售任務(wù)和銷售政策計算銷售員績效提成。
9. 任意時間段新車收發(fā)存報表及車輛庫齡表。
二、 系統(tǒng)主要報表
1.任意時間段按項目的財務(wù)口徑毛利查詢表。
2.任意時間段按車架號的財務(wù)口徑毛利查詢表。
3.截止當(dāng)前時間單車財務(wù)口徑毛利明細查詢表。
4.任意時間段新車收發(fā)存報表及庫齡報表。
5.任意時間段單車發(fā)票明細表。
6.按車型、小組、銷售員財務(wù)毛利報表。
7.任意時間段精品服務(wù)銷售報表。
8.集團可售車輛報表。
9.某購車客戶業(yè)務(wù)會計分錄全景報表。
10.銷售員績效管控匯總表。
三、 軟件功能全圖如下
四、 主要基礎(chǔ)架構(gòu)
1. 月度銷售政策
可以按店、按天、按車型進行銷售政策管控。
2. 主要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由集團專人維護,后面業(yè)務(wù)上用到的地方,都是列表選擇錄入模式。
五、 主要業(yè)務(wù)功能
1. 叩車業(yè)務(wù)
車輛分在途與在庫二種狀態(tài)。從廠家叩車時登記廠家新車發(fā)貨單,車輛到庫時登記新車到貨入庫單,同時更改車輛狀態(tài)。從其他經(jīng)銷商處購車時,登記新車采購入庫單。
2. 銷售業(yè)務(wù)
新車銷售合同包括三部分:整車銷售合同,增值產(chǎn)品銷售合同,委托服務(wù)合同。在合同上順帶對客戶信息進行完整詳細登記。
合同由銷售員填報,整車售價關(guān)聯(lián)銷售政策最低售價,設(shè)置工作流進行線上審批,如果低于最低售價,需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批完后,打印在印好的帶廠家LOGO的紙張上,美觀清晰。
在填報過程中(包括后面的關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)),凡是涉及基礎(chǔ)資料的部分,都是列表選項,確保這些基礎(chǔ)資料統(tǒng)一規(guī)范,便于各種查詢統(tǒng)計分析報表生成。
3. 訂單變更業(yè)務(wù)
新車銷售業(yè)務(wù)時間跨度長,合同簽訂后,很多因素會導(dǎo)致合同變更。系統(tǒng)專門設(shè)計了訂單變更功能(含銷售員變更),并配置工作流進行線上審批。 訂單激活是指對之前釋放訂單和退訂訂單進行處理,使之重新成為正常訂單。
4. 結(jié)算發(fā)票業(yè)務(wù)
預(yù)結(jié)算單為內(nèi)部使用,結(jié)算單上會顯示客戶消費金額和已交款金額情況,收銀員根據(jù)這些信息確定是否應(yīng)該開具發(fā)票。 正式結(jié)算單與預(yù)結(jié)算單內(nèi)容一致,打印出來,客戶簽字,歸檔。
5. 客戶交款業(yè)務(wù)
客戶交款,包括二手車置換金額,誠意金轉(zhuǎn)購車款等,客戶貸款到賬單獨登記,有可能涉及廠家金融貼息處理??蛻艚豢铌P(guān)聯(lián)銷售合同號。
六、 廠家返利業(yè)務(wù)
廠家返利是4S店業(yè)務(wù)中最復(fù)雜的業(yè)務(wù),單獨出來介紹其系統(tǒng)功能和邏輯關(guān)系。
軟件廠家返利架構(gòu)
二個平行架構(gòu):實時預(yù)估返利,月末預(yù)估返利(含返利到賬,返利差異核銷)。
(一) 實時預(yù)估返利
業(yè)務(wù)發(fā)生時按照單臺車輛同步自動進行返利預(yù)估,主要作用在于實時查詢車輛預(yù)估返利數(shù)據(jù)。在該車輛開具發(fā)票的當(dāng)月,系統(tǒng)自動把實時預(yù)估返利數(shù)據(jù)全部沖銷掉。
1. 實現(xiàn)邏輯:
1) 整理出跟業(yè)務(wù)聯(lián)動的廠家返利項目,即系統(tǒng)里面的實時預(yù)估返利項目表。
2) 按月、按店、按車型維護實時預(yù)估車型月度返利表。
3) 實時預(yù)估返利業(yè)務(wù)節(jié)點。
叩車時。系統(tǒng)單據(jù)為:廠家新車發(fā)貨單。自動生成返利數(shù)據(jù),自動生成會計分錄。
STD調(diào)劑采購時。系統(tǒng)單據(jù)為:新車采購入庫單。自動生成返利數(shù)據(jù),自動生成會計分錄。
二手車置換。系統(tǒng)單據(jù)為:購車客戶交款登記單。自動生成返利數(shù)據(jù),自動生成會計分錄。
大用戶購車。系統(tǒng)單據(jù)為:客戶發(fā)票登記單。自動生成返利數(shù)據(jù),自動生成會計分錄。
2. 特殊返利預(yù)估-增減配置返利:
在叩車時一次性計算,后期不再調(diào)整。
計算原理:跟車輛直接相關(guān)的返利。
具體包括:叩車扣點返利,所有共性化返利,共性化返利中的增減配置返利。
具體計算:(叩車扣點+所有共性化返利比例)*增減配置價格)+廠家增減配置返利金額
增減配置返利最終作為廠家裝潢成本的減項,反映在廠家裝潢毛利中。通過增減配置返利,可以計算出裸車返利和裸車毛利,便于橫向進行比對分析。
(二) 月末預(yù)估返利
每個月月末,針對當(dāng)月銷售開票的車輛,財務(wù)按照廠家返利政策進行返利預(yù)估計算,將計算結(jié)果導(dǎo)入系統(tǒng),同時對之前系統(tǒng)自動產(chǎn)生的實時預(yù)估數(shù)據(jù)進行自動沖銷。會計分錄同步這樣進行處理。 由于這二個部分的具體返利項目名稱存在差異,不能統(tǒng)一。故系統(tǒng)設(shè)置了二個平行返利架構(gòu),進一步考慮返利到賬后的差異核銷,系統(tǒng)在這三個數(shù)據(jù)間建立了嚴密對應(yīng)關(guān)系。 如下圖示:
1. 月末預(yù)估返利數(shù)據(jù)導(dǎo)入:
系統(tǒng)單據(jù):月末預(yù)估返利登記單。
注意:每個月末,只導(dǎo)入當(dāng)月所有銷售開票車輛的預(yù)估返利數(shù)據(jù)。 同時,系統(tǒng)自動沖銷這些車輛之前的實時預(yù)估返利會計分錄。
2. 月末返利到賬數(shù)據(jù)導(dǎo)入:
系統(tǒng)單據(jù):返利實收到賬登記單。
每個月末,財務(wù)從廠家系統(tǒng)導(dǎo)出當(dāng)月返利到賬明細,導(dǎo)入系統(tǒng)。
系統(tǒng)自動與月末預(yù)估返利項目進行檢測匹配,確保每筆返利到賬數(shù)據(jù)可以對應(yīng)到一個月末預(yù)估返利項目。 同時自動生成會計分錄:
由于可能有系統(tǒng)初始化之前已銷售車輛的返利到賬,系統(tǒng)特別設(shè)置了2021之前開票車輛返利明細科目,便于數(shù)據(jù)區(qū)分。
3. 月末返利到賬差異核銷:
系統(tǒng)單據(jù):返利到賬差異核銷單。
實際返利到賬與月末預(yù)估返利可能會有差異,所以在返利到賬后,需要對這些返利到賬車輛和對應(yīng)的返利項目,進行差異核銷處理。
差異核銷處理工作量很大,也是容易出錯的地方。系統(tǒng)在這里設(shè)計成全部由系統(tǒng)自動處理,減少工作量,避免人為因素錯誤。
每月末需要進行差異核銷的車輛有二個來源:一是當(dāng)月有返利到賬并且已經(jīng)銷售開票的車輛;二是之前月份有返利到賬本月銷售開票的車輛。
系統(tǒng)自動獲取這些車輛信息和涉及到的返利項目,自動按照車輛和返利項目獲取系統(tǒng)月末預(yù)估(含之前差異核銷)累計數(shù)和返利到賬累計數(shù),自動計算返利核銷差異數(shù)據(jù)。
自動生成會計分錄數(shù)據(jù):
注意:這里主營業(yè)務(wù)成本科目出現(xiàn)當(dāng)期返利和非當(dāng)期返利明細。
說明如下:
系統(tǒng)廠家返利會計分錄處理分三個階段。
1) 該車銷售開票前的月份,所有實時返利預(yù)估,均進入庫存商品科目,視同對該車輛采購價格的調(diào)整項。這個階段,實時預(yù)估返利跟主營業(yè)務(wù)成本沒有關(guān)系。
2) 該車銷售開票月份,要確定該車的收入,同時要確認截止該月,該車的成本,所以當(dāng)月的所有實時預(yù)估返利加上之前的所有實時預(yù)估返利,全部從庫存商品科目結(jié)轉(zhuǎn)到主營業(yè)務(wù)成本-當(dāng)期返利科目,結(jié)轉(zhuǎn)后,該車在庫存商品科目結(jié)平。同時,月末做月末預(yù)估返利登記,月末預(yù)估返利數(shù)據(jù)直接進入主營業(yè)務(wù)成本-當(dāng)期返利,同時將之前進入主營業(yè)務(wù)成本的實時預(yù)估返利全部沖銷。
3) 該車銷售開票月份之后,該車的各種返利預(yù)估及返利差異核銷,不再進入庫存商品科目,直接進入主營業(yè)務(wù)成本-非當(dāng)期返利科目,就是直接進入當(dāng)期損益。取名非當(dāng)期返利,是跟當(dāng)月銷售開票車輛產(chǎn)生的主營業(yè)務(wù)收入進行匹配而言,這種返利產(chǎn)生的成本,并不屬于當(dāng)期這些銷售開票車輛對應(yīng)的成本,而是對之前銷售開票車輛成本的一個修正。
(三) 返利數(shù)據(jù)查詢
1. 實時預(yù)估返利查詢表:
查詢當(dāng)月所有銷售開票車輛的實時預(yù)估返利數(shù)據(jù)。
點擊底盤號可以聯(lián)查該車輛實時預(yù)估返利、月末預(yù)估返利(含差異核銷)和返利到賬三個維度的明細數(shù)據(jù)。
2. 月末預(yù)估返利查詢表:
查詢當(dāng)月所有銷售開票車輛的月末預(yù)估返利數(shù)據(jù)(含返利差異核銷數(shù)據(jù),返利到賬數(shù)據(jù))。
點擊底盤號可以聯(lián)查該車輛實時預(yù)估返利、月末預(yù)估返利(含差異核銷)和返利到賬三個維度的明細數(shù)據(jù)。
3. 單車返利明細查詢表:
查詢某臺車輛實時預(yù)估返利、月末預(yù)估返利(含差異核銷)和返利到賬三個維度的明細數(shù)據(jù)。
從這里也可以分析實時預(yù)估返利和月末預(yù)估返利的差異情況,分析尚未收到返利的金額情況。
七、 業(yè)財一體財務(wù)數(shù)據(jù)
軟件業(yè)財一體架構(gòu),業(yè)務(wù)發(fā)生時,后臺按單同步自動生成會計分錄,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)同步產(chǎn)生,絕對一致。實時,在線。 校對平衡的會計分錄,是垃圾數(shù)據(jù)的最有效過濾器。 經(jīng)過過濾,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就被加工升級為財務(wù)數(shù)據(jù)了! 在系統(tǒng)里面,財務(wù)總賬、明細賬和相關(guān)報表,都直接取數(shù)于系統(tǒng)中的會計分錄。
1.任意時間段按項目的財務(wù)口徑毛利查詢表。
這上面的項目、主營業(yè)務(wù)收入和主營業(yè)務(wù)成本的數(shù)據(jù),都是直接來源于系統(tǒng)中的會計分錄。
2.任意時間段按車架號的財務(wù)口徑毛利查詢表。
這上面每臺車的收入成本和毛利數(shù)據(jù),都是直接來源于系統(tǒng)中的會計分錄。
3.單車財務(wù)毛利查詢表。
上面這臺單車的項目、收入、成本數(shù)據(jù),也均是來源于系統(tǒng)中的會計分錄。
4.軟件里會計分錄生成。
(一)系統(tǒng)生成會計分錄的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和單據(jù)。
1)叩車環(huán)節(jié)。 廠家新車發(fā)貨單,新車采購入庫單。
2)客戶交款環(huán)節(jié)。 客戶交款登記(含二手車置換),貸款到賬登記,客戶退款登記,客戶誠意金收支,客戶誠意金轉(zhuǎn)購車款。
3)廠家返利環(huán)節(jié)。 實時預(yù)估返利,在業(yè)務(wù)發(fā)生時已經(jīng)自動處理并生成會計分錄。 這里主要是指,月末預(yù)估返利、返利到賬、返利實際到賬差異處理和藍字發(fā)票返利業(yè)務(wù)。
4)客戶購車發(fā)票環(huán)節(jié)。 客戶發(fā)票登記單,客戶發(fā)票沖銷單,客戶發(fā)票重開單。
這里是一臺車銷售結(jié)案的標(biāo)志,這臺車所有相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù),都集中在這里生成會計分錄。包括以下部分:
(1)收入掛賬。
客戶購買這臺車的總消費金額,就是發(fā)票上的含稅金額。 也是銷售合同上整車銷售價、增值產(chǎn)品表觀收入和服務(wù)產(chǎn)品表觀收入的總和。 銷項稅額就是發(fā)票上的稅金。 總的收入金額,就是發(fā)票上的不含稅金額。 整車和衍生項目的拆分。 對于收入,系統(tǒng)會自動在整車、增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品之間進行拆分。 拆分的方法,是先按照增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品的不含稅成本金額乘以1.25作為收入,然后,用總的收入,減去拆分出來的所有增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品收入的差額,作為整車的收入。 所以,會計分錄上的整車收入、增值產(chǎn)品收入和服務(wù)產(chǎn)品收入,與發(fā)票,與銷售合同上的每項數(shù)據(jù),不是一一對應(yīng)的關(guān)系。 但是,總金額是一致的。
(2)暫估入庫。
增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品都是沒有庫存的,根據(jù)客戶消費現(xiàn)進現(xiàn)出,所以這里要先做暫估入庫。 暫估入庫的不含稅成本、進項稅和預(yù)付賬款數(shù)據(jù),都是從銷售合同上直接獲取。 而銷售合同上增值產(chǎn)品、服務(wù)產(chǎn)品的不含稅成本、進項稅和預(yù)付賬款數(shù)據(jù),又是從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)增值產(chǎn)品項目、服務(wù)產(chǎn)品項目上獲取的。 如下圖示:
具體獲取方式: 銷售顧問填報銷售合同時,系統(tǒng)根據(jù)選擇的增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品,從合同當(dāng)月的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)那里獲取,填列在合同上。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時,包括月中的變化和新月份的變化,專職人員需要對系統(tǒng)中尚未開票的合同以及當(dāng)月開票的合同,所對應(yīng)的增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)進行更新處理。處理方式如下圖:
打開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表,點擊上面更新增值產(chǎn)品合同按鈕或者更新服務(wù)產(chǎn)品合同按鈕即可。 特別注意:如果更新時有當(dāng)月已經(jīng)開票的情況,因為開票這里的會計分錄已經(jīng)生成,所以更新數(shù)據(jù)完成后,還需要同步更新發(fā)票的會計分錄。 操作方式:找到該發(fā)票,點鼠標(biāo)右鍵,解鎖,點鼠標(biāo)右鍵,點重存按鈕。 也可以直接,點修改,然后直接點保存。
(3)成本結(jié)轉(zhuǎn)。
增值產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)品的成本結(jié)轉(zhuǎn),就是對應(yīng)上面剛剛暫估入庫的庫存商品科目,將庫存商品金額轉(zhuǎn)入主營業(yè)務(wù)成本金額,庫存商品同進同出,平。
(4)整車成本結(jié)轉(zhuǎn)。
整車成本是獲取的整車采購不含稅金額數(shù)據(jù)。整車有在途和入庫二個狀態(tài),系統(tǒng)在這里會自動檢測,必須是已入庫車輛才能通過。
(5)本單返利處理。
本單返利,目前主要是指大用戶返利。系統(tǒng)會自動預(yù)估大用戶返利,然后馬上對該筆返利進行單獨結(jié)轉(zhuǎn),結(jié)平。
(6)之前實時預(yù)估返利處理。
是指該臺整車在之前的所有實時預(yù)估返利,在這里進行結(jié)轉(zhuǎn),從庫存商品結(jié)轉(zhuǎn)到主營業(yè)務(wù)成本,結(jié)平。
(7)轉(zhuǎn)固處理。
如果是試駕車和周轉(zhuǎn)車,做結(jié)轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)處理。銷售訂單類型必須是“內(nèi)部車輛銷售訂單”。發(fā)票的不含稅金額為固定資產(chǎn)值,銷項稅金為進項稅金,含稅金額為貸方客戶的應(yīng)收賬款金額,只是這里的客戶就是公司自己。
(8)完整的會計分錄。如下圖示:
綜上所述,發(fā)票會計分錄的主要數(shù)據(jù),均來源于銷售合同。
至于客戶交款數(shù)據(jù),在這里跟會計分錄沒有直接關(guān)系,只是作為輔助數(shù)據(jù),來查看客戶的交款情況,是否還有欠款。
小結(jié):
勤哲Excel服務(wù)器作為財務(wù)管理軟件對企業(yè)的好處不單單是從微觀上的數(shù)據(jù)處理、財務(wù)分析、管理效率提升這么簡單,它更重要的是能夠之于企業(yè)管理的戰(zhàn)略層面提供強有力的預(yù)測分析和為企業(yè)決策提供重要依據(jù)。
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